Dua ratus tamu, dan semuanya bertanya langsung ke Anda.

Kenapa selalu jatuh ke orang yang salah

Tamu bertanya ke orang yang mereka kenal, jadi pertanyaannya masuk ke pengantin, tuan rumah, atau panitia, bukan ke orang yang punya waktu menjawab. Jawabannya sudah ada di susunan acara dan undangan, tapi tamu yang kehilangan undangan, atau yang sedang menyetir dan lupa pintu masuknya, akan memilih chat daripada mencari. Kalikan dengan semua tamu, dan harinya habis untuk interupsi.

Dokumen apa yang diunggah

Pakai informasi yang memang sudah Anda siapkan untuk tamu. Denah lokasi atau foto pintu masuk di dalam PDF bisa ditampilkan saat ada yang bertanya cara menuju ke sana.

• Susunan acara dan jadwal untuk tamu
• Detail lokasi, petunjuk arah, dan denah atau foto pintu masuk
• Dress code, info parkir, dan akses kursi roda
• Tanya-jawab yang sudah ada di website undangan

Yang bisa ditanyakan tamu

Untuk seminar atau konferensi caranya sama, pakai rundown-nya: pembicara, ruangan, dan jam tiap sesi.

• Sebaiknya datang jam berapa, resepsinya mulai kapan?
• Masuk lewat pintu mana, parkirnya di mana?
• Ada dress code?
• Boleh bawa anak?
• Sesi siang tentang pemasaran digital di ruang mana?
• Gedungnya bisa diakses kursi roda?

Link-nya dipasang di mana

Pasang di tempat tamu memang mencari info acara.

• Di undangan digital, di bawah link RSVP
• Di grup WhatsApp tamu, disematkan
• QR code di undangan cetak dan papan petunjuk di lokasi
• Di halaman pendaftaran untuk seminar

Batasnya perlu jelas

• Dia tidak bisa mencatat RSVP atau pendaftaran. Itu tetap lewat formulir yang Anda pakai sekarang.
• Siapa pun yang memegang link bisa membaca jawabannya, jadi jangan masukkan daftar tamu, alamat rumah, atau denah tempat duduk ke dokumen.
• Kalau jadwal berubah, unggah rundown terbaru. Tamu akan diberi tahu apa pun yang tertulis di dokumen saat itu.
• Nonaktifkan chatbot setelah acara selesai supaya link lama tidak terus menjawab dengan info usang.